1. Rekisterinpitäjä
With Skill Tech Oy (Y-tunnus 3363374-4), jäljempänä “GarageSoft”.
Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä sähköpostitse: tietosuoja@garagesoft.fi.
Jos haluat käyttää tietosuojaoikeuksiasi, kerro viestissäsi nimesi, yhteystietosi ja mitä pyyntö koskee. Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi.
2. Mitä tämä seloste koskee?
Tämä seloste koskee henkilötietojen käsittelyä, joka liittyy GarageSoftin verkkosivustoon, yhteydenottolomakkeisiin, chat-toimintoon, myyntiin, markkinointiin, asiakassuhteisiin ja GarageSoft-palvelun käyttöön.
Kun GarageSoft käsittelee korjaamon omien asiakkaiden henkilötietoja osana GarageSoft-palvelua korjaamon puolesta, korjaamo toimii yleensä rekisterinpitäjänä ja GarageSoft henkilötietojen käsittelijänä. Tällöin käsittelyä ohjaavat asiakkaan kanssa tehdyt sopimukset ja mahdollinen henkilötietojen käsittelysopimus.
3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia alla kuvattuihin käyttötarkoituksiin.
Verkkosivuston yhteydenottopyynnöt ja esittelyvaraukset
- nimi, yritys tai korjaamon nimi
- sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- korjaamon koko ja kiinnostavat moduulit
- viestikenttään kirjoitetut tiedot
- suostumustiedot, kuten markkinointisuostumus
- sivun osoite, viittaava sivu ja kampanjatiedot, kuten UTM-parametrit
Chat ja asiakasviestintä
- chatissa tai sähköpostissa antamasi tiedot
- yhteydenoton aihe, viestihistoria ja mahdolliset jatkotoimenpiteet
- tekniset tunnisteet, joita tarvitaan keskustelun jatkamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
Asiakas- ja sopimussuhde
- asiakasyrityksen ja yhteyshenkilöiden tiedot
- sopimus-, laskutus- ja maksutiedot
- palvelun käyttöön, tukeen ja käyttöönottoon liittyvät tiedot
- käyttäjätilien ja käyttöoikeuksien hallintaan liittyvät tiedot
Verkkosivuston tekniset tiedot
- IP-osoite, selain, laite, käyttöjärjestelmä ja lokitiedot
- evästeet ja vastaavat teknologiat, jos niitä käytetään
- sivuston käyttöä, turvallisuutta ja toimivuutta koskevat tiedot
4. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään?
- yhteydenottoihin vastaaminen ja esittelyiden sopiminen
- GarageSoftin tuotteiden ja palveluiden esittely, myynti ja käyttöönotto
- asiakas- ja sopimussuhteen hoitaminen
- laskutus, maksujen käsittely, muistutukset ja mahdollinen perintä
- palvelun tuottaminen, ylläpito, asiakastuki ja tietoturva
- markkinointiviestien lähettäminen, jos olet antanut siihen suostumuksen tai jos muu soveltuva oikeusperuste täyttyy
- verkkosivuston toimivuuden, käyttökokemuksen ja markkinoinnin vaikuttavuuden seuranta
- lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpidon ja viranomaispyyntöjen, noudattaminen
5. Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen seuraaviin oikeusperusteisiin:
- Sopimus tai sopimusta edeltävät toimenpiteet: kun pyydät esittelyä, tarjousta tai käytät GarageSoft-palvelua.
- Oikeutettu etu: B2B-yhteydenpito, asiakassuhteen hoitaminen, palvelun kehittäminen, tietoturva ja väärinkäytösten ehkäisy.
- Suostumus: esimerkiksi vapaaehtoinen markkinointisuostumus tai muut tilanteet, joissa pyydämme erillisen suostumuksen.
- Lakisääteinen velvoite: esimerkiksi kirjanpitoon, verotukseen ja viranomaisvaatimuksiin liittyvä käsittely.
6. Henkilötietojen lähteet
Saamme henkilötietoja ensisijaisesti sinulta itseltäsi, kun täytät lomakkeen, käytät chatia, otat yhteyttä, teet sopimuksen tai käytät palvelua.
Lisäksi tietoja voi syntyä verkkosivuston ja palvelun käytöstä, asiakasviestinnästä, myyntiprosessista ja teknisistä lokitiedoista. Yritysasiakkaiden osalta voimme saada yhteyshenkilötietoja myös asiakkaan organisaatiolta tai julkisista yritystietolähteistä.
7. Kenelle tietoja luovutetaan?
Emme myy henkilötietoja ulkopuolisille.
Voimme käyttää luotettavia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyssä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi:
- verkkosivuston ja palvelun tekninen ylläpito ja hosting
- sähköposti-, SMS- ja asiakasviestintäpalvelut
- CRM-, myynti- ja asiakastukijärjestelmät
- chat- ja AI-palveluiden tekniset palveluntarjoajat
- laskutus-, maksupääte-, verkkolaskutus-, kirjanpito- ja perintäpalvelut
- integraatiokumppanit, kuten varaosatoimittajat, AutoJerry, Nets tai muut asiakkaan käyttöön valitsemat järjestelmät
Palveluntarjoajat saavat käsitellä henkilötietoja vain GarageSoftin lukuun ja ohjeiden mukaisesti, ellei lainsäädäntö toisin edellytä. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille, jos laki tai viranomaisen pyyntö sitä edellyttää.
8. Siirretäänkö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Pyrimme käyttämään palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja EU:n tai ETA:n alueella. Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirrot toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisilla suojatoimilla, kuten Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla tai muulla soveltuvalla siirtoperusteella.
9. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai lain edellyttämän ajan.
- Yhteydenotto- ja esittelypyyntöjen tietoja säilytetään pääsääntöisesti enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, ellei asiakkuus jatku.
- Markkinointisuostumusta koskevia tietoja säilytetään, kunnes peruutat suostumuksesi tai tiedot eivät enää ole tarpeellisia.
- Asiakas- ja sopimustietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen oikeuksien, velvollisuuksien tai lakisääteisten säilytysaikojen vuoksi.
- Kirjanpito- ja laskutustietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.
- Teknisiä lokitietoja säilytetään turvallisuuden ja palvelun toimivuuden kannalta tarpeellisen ajan.
10. Miten suojaamme henkilötiedot?
Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen suojaamiseksi. Näitä voivat olla esimerkiksi käyttöoikeuksien hallinta, salasanat, lokitus, varmuuskopiointi, suojatut yhteydet, palvelinympäristön suojaus ja henkilöstön ohjeistus.
Henkilötietoihin pääsevät vain ne henkilöt ja palveluntarjoajat, joilla on työtehtäviensä tai palvelun tuottamisen vuoksi siihen perusteltu tarve.
11. Evästeet
GarageSoftin verkkosivusto voi käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita sivuston toiminnan, analytiikan, turvallisuuden ja markkinoinnin tukemiseksi. Lisätietoja evästeistä annetaan erillisellä evästekäytäntösivulla: /evasteet.
12. Automaattinen päätöksenteko ja AI
GarageSoft voi käyttää AI-avusteisia toimintoja esimerkiksi verkkosivuston chatissa tai palvelun ominaisuuksissa. AI-toiminnot tukevat käyttäjää ja henkilöstöä, mutta niiden tarkoituksena ei ole tehdä rekisteröityyn kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavalla tavalla merkittävästi vaikuttavia automaattisia päätöksiä.
Älä syötä verkkosivuston chattiin arkaluonteisia henkilötietoja, terveystietoja, maksukorttitietoja tai muita tarpeettomia luottamuksellisia tietoja.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
- saada tieto henkilötietojesi käsittelystä
- pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin
- pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
- pyytää tietojen poistamista tietyissä tilanteissa
- pyytää käsittelyn rajoittamista
- vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa, kuten suoramarkkinoinnissa
- peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen
- saada itse toimittamasi tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@garagesoft.fi.
14. Oikeus tehdä valitus
Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.
15. Muutokset tähän selosteeseen
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos palvelumme, verkkosivustomme, henkilötietojen käsittely tai lainsäädäntö muuttuu. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla.